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Geschäftliche
Emails: Seit Jahresbeginn 2007 Briefkopf erforderlich!
Durch
das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie
das Unternehmensregister vom 10.11.2006 gibt es seit dem 01.01.2007 neue formale
Anforderungen für Geschäftsbriefe. Der Geschäftsbrief, dies gilt insbesondere
für Einzelunternehmen, Kaufleute und GmbH`s, hat bestimmte inhaltliche
Verpflichtungen. Neuerdings wird durch die Gesetzesänderung auch die Email als
Geschäftsbrief definiert. So heißt es in § 35 a GmbHG , § 80 Abs.
1 AktG sowie in § 37 a HGB, dass es bestimmte
Pflichtangaben auf allen Geschäftsbriefen "gleich viel welcher Form" gibt. Somit
ist auch die Email von diesem Geschäftsbrief mit umfasst. Bei dem Kaufmann
müssen seine Firma, die Gesellschaftsform oder eine verständliche Abkürzung für
den eingetragenen Kaufmann wie " e. K.", der Ort seiner Niederlassung,
Registergericht und Registernummer angegeben werden. Bei einer GmbH müssen
Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Sitz der Gesellschaft
sowie HRB-Nummer angegeben werden sowie alle Geschäftsführer und falls
vorhanden, der Vorsitzende eines Aufsichtsrates mit mindestens einem
ausgeschriebenen Vornamen.
Werden
bei einer GmbH Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in
jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden
Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben
werden.
Folgende
Informationen sollten somit zukünftig am besten auf keiner Email fehlen, wenn
die Firma im Handelregister einegetragen ist:
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Firmenname gemäß Handelsregistereintrag
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Rechtsformzusatz
bspw. e. K., KG, OHG, GmbH, AG, GmbH & Co.KG, Ltd.,
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Ort der Niederlassung mit Straße und Adresse
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Registergericht und Registernummer
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alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder
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falls vorhanden, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und
einem ausgeschriebenen Vornamen
-
der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen
-
Hinweise auf das Kapital, wenn dies nicht vollständig erbracht worden ist
bei
einer AG:
Werden
Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das
Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag noch nicht vollständig
eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
bei
einer GmbH:
Werden
Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das
Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt
sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Für Gewerbetreibende, die nicht ins Handelsregister
eingetragen sind, gilt § 15 b Gewerbeordnung: Gewerbetreibende, für die keine Firma im
Handelsregister eingetragen ist, müssen auf allen Geschäftsbriefen, die an einen
bestimmten Empfänger gerichtet werden, ihren Familiennamen mit mindestens einem
ausgeschriebenen Vornamen angeben. Der Angaben nach Satz 1 bedarf es nicht bei
Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung
ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich
die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden
brauchen. Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Satzes 1; Satz
2 ist nicht auf sie anzuwenden.
Die
Angaben können entfallen bei Mitteilungen im Rahmen einer bestehenden
Geschäftsbeziehung.
Die
IHK
Stuttgart hat ein ansprechenden Muster zusammengestellt.
Die
Regelung betrifft die gesamten Email-Mitteilungen im externen Geschäftsverkehr,
unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist.
Ist der Briefkopf nicht in Ordnung, droht ein Zwangsgeld,
bei einer GmbH bspw. von bis zu 5.000,00 Euro. Des Weiteren droht die Gefahr von
wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen, wenn die Informationen nicht komplett sind.
In der juristischen Diskussion wird jedoch - zu Recht - angenommen, dass ein
fehlender Briefkopf wettwerbsrechtlich eine Bagatelle darstellt und nicht
abmahnwürdig ist. Dies wurde aktuell vom Brandenburgischen OLG (OLG
Brandenburg, Urteil vom 10.07.2007
) bestätigt.
Auf die Umsetzung dieser Vorschrift im immer häufiger
werdenden Email-Verkehr muss somit sorgfältig geachtet werden.
Eine Verlinkung auf ein Impressum innerhalb der Mail dürfte im
ürbigen nicht ausreichend sein.
Ihr
Ansprechpartner: Rechtsanwalt
Johannes Richard, Rostock
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